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INFORMATIVA PRIVACY

AI SENSI DEL  NUOVO D.lgs SULLA PRIVACY nr. 101 del 10/08/2018 che modifica il Codice in materia di Protezione Dati delle Persone Fisiche (D.lgs nr. 196/03)

E AI SENSI ART. nr. 13 del REGOLAMENTO UE nr. 2016/679 (“GDPR”)

(Codice in materia di protezione dei dati personali) 

Ai sensi del nuovo D.lgs sulla Privacy nr. 101 del 10/08/2018 che modifica il Codice in materia di Protezione Dati delle Persone Fisiche (D.lgs nr. 196/03) e ai sensi dell’art. nr. 13 di Delegazione Europea 2016/2017 (Legge 25 Ottobre 2017 nr. 163), in applicazione al Regolamento UE (WP 29) nr. 2016/679 (GDPR Protezione Dati), della Direttiva nr. 2016/680 (Pacchetto EU Protezione Dati), tenuto conto dell’abrogazione della Direttiva nr. 95/46/CE sulla (Protezione Persone Fisiche Trattamento Dati Personali), INFORMIAMO che la C.O.T.A. hotels Organizzazione Tecnico – Alberghiera S. r. L., effettua il trattamento dei dati personali di clienti, fornitori, collaboratori e di soggetti che hanno volontariamente comunicato direttamente o via e – mail i loro dati anagrafici agli uffici della sede operativa ubicata in via Cavour, 21 – 21049 Tradate (VA).

C.O.T.A.hotels Organizzazione Tecnico – Alberghiera S. r. L. garantisce la riservatezza e la tutela dei dati personali trattati assicurando la protezione necessaria dal rischio di violazione e non richiede agli interessati di fornire dati “particolari”come indicato nell’art. nr. 9 del GDPR, ma nel caso si rendesse necessario tale trattamento, richiederà agli interessati apposito consenso.

C.O.T.A.hotels Organizzazione Tecnico- Alberghiera S. r .l. verificati i casi in cui è previsto dall’art. nr. 37 par. 1 del Regolamento UE (WP 29) nr. 2016/679 GDPR (Protezione Dati) l’obbligo della nomina del DPO (Data Protection Officer), e valutato che non rientra nei casi previsti dal sopracitato art. nr. 37 par. 1, ha ritenuto di non dover nominare al proprio interno un DPO né di doversi avvalere di Azienda esterna per tale scopo e per tale motivo opera come Titolare del trattamento dei dati personali nella persona del suo legale rappresentante raggiungibile all’indirizzo di Via Cavour, 21 – 21049 Tradate (VA).

1) Finalità del trattamento dei dati personali rif. nuovo D.lgs. sulla Privacy nr. 101 del 10/08/2018 (D.lgs nr. 196/03) e art. nr. 13, 1° comma GDPR
Tutti i dati comunicati dai soggetti interessati, sono trattati esclusivamente dal Titolare per adempimenti connessi con l’attività economica dell’azienda (nel principio di minimizzazione Privacy By Default) in particolare:
• per inserimento nelle anagrafiche dei database informatici aziendali;
• per elaborazione di statistiche interne;
• per l’emissione di preventivi e offerte a Clienti attivi e /o potenziali;
• per l’emissione di richieste di offerte a Fornitori attivi e/o potenziali;
• per la ricerca, selezione e/o valutazioni di Personale;
• per redigere relazioni tecniche in riferimento a servizi resi a Clienti attivi e/o potenziali;
• per ricerca, analisi contabili, statistiche e previsioni economiche di investimento a Clienti attivi e/o potenziali;
• per la gestione di incassi e pagamenti;
• per lo scambio di comunicazioni inerenti l’attività economica, amministrativa e commerciale dell’azienda via telefono, posta, fax, e – mail;
• per soddisfare gli obblighi previsti dalle norme di Legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria, da norme civilistiche e fiscali.

2) I legittimi interessi del titolare di terzi rif. nuovo D.lgs. sulla Privacy nr. 101 del 10/08/2018 (D.lgs nr. 196/03) e art. nr. 13, 1° comma GDPR
• Qualora il trattamento sia basato su un legittimo interesse i dati verranno trattati in base alla tutela dei legittimi interessi.

3) Comunicazione e diffusione ai destinatari dei dati
I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario potranno essere comunicati anche:
• a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso ai dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
• ai nostri collaboratori e/o dipendenti e fornitori, nell’ambito delle relative mansioni e/o dell’espletamento e completamento di eventuali obblighi contrattuali e commerciali in essere con gli interessati;
• a società di factoring, società recupero credito, società di assicurazione del credito;
• agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’invio di documentazione;
• a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche (Studi di consulenza Legale, Amministrativa e Fiscale, Studi di consulenza del Lavoro, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed uffici del Lavoro, ecc.) quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra illustrate;
• a Istituti Bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dell’esecuzione dei contratti.

4) Il trasferimento dei dati
• La gestione dei dati avverrà in Europa escludendo i paesi non UE con server ubicati in Italia.

5) Periodo di conservazione dei dati
• I dati sono conservati presso la sede operativa della C.O.T.A.hotels Organizzazione Tecnico – Alberghiera S. r. L. Via Cavour, 21 – 21049 Tradate (VA) per il tempo utile allo svolgimento del contratto e per il tempo prescritto dalle norme civilistiche, fiscali e/o per diritti derivanti dal contratto e comunque non oltre anni 10 e successivamente eliminati anche mediante trituratore a strisce secondo le modalità previste dall’art. 25 dal Titolare del Trattamento.

6) Sicurezza informatica
Il Titolare del trattamento informerà tempestivamente gli interessati qualora si verificasse un particolare rischio di violazione come previsto dall’art. nr. 33 del GDPR:

7) La tutela dei minori
I servizi offerti sono rivolti elusivamente a soggetti giuridicamente abilitati a concludere contratti tuttavia, si attuano misure di prevenzione quali, il controllo del codice fiscale, visure camerali e dei documenti identificativi:

8) Diritto di accesso ai dati personali
L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati e la loro comunicazione in forma intelligibile, oltre al diritto di ottenere l’indicazione:
• dell’origine dei dati personali e delle finalità e modalità del trattamento;
• della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
• degli estremi identificativi del titolare e dei responsabili al trattamento.

9) Diritto all’oblio Art. nr. 17 GDPR, di limitazione del trattamento e di opposizione allo stesso e diritto alla revoca del consenso, diritto alla portabilità; l’interessato ha diritto di ottenere:
• prima di esprimere il proprio consenso informazioni sulle modalità di trattamento;
• il diritto di eliminare la traccia dei dati, in riferimento all’art. nr. 17 quando non vi è più finalità;
• il diritto alla limitazione del trattamento;
• il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento;
• la revoca del consenso con la stessa facilità con cui è accordato anche se la revoca non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
• la limitazione del trattamento e la portabilità dei dati.

10) Diritto al reclamo all’autorità di controllo
Le persone oggetto del trattamento possono ricorrere all’autorità di controllo per reclamo:
• quando è presente una violazione e hanno il diritto di reclamo circostanziato al Garante per rappresentare una violazione;
• per la segnalazione al medesimo (quando non è possibile presentare un reclamo circostanziato ed al fine di sollecitare un controllo da parte del Garante sul rispetto della disciplina);
• quando si può ricorrere per presentare al Garante o dinanzi alla competente Autorità giurisdizionale al fine di ottenere quanto riconosciuto dall’Art. nr. 7;
• quando ci sono invariabilmente strumenti a disposizione degli interessati, cioè delle persone cui sono riferiti i dati oggetto dei trattamenti.

11) Natura della raccolta dei dati, obbligatorietà e non obbligatorietà di comunicare i dati e conseguenze di un eventuale mancato conferimento e/o rifiuto
• Il conferimento dei propri dati personali da parte dei soggetti che intendono aprire un rapporto commerciale anche puramente informativo per ottenere i servizi da C.O.T.A.hotels Organizzazione Tecnico – Alberghiera S. r. L., è da ritenersi facoltativo, ma il loro eventuale mancato conferimento / rifiuto potrebbe comportare la mancata prosecuzione e/o interruzione del rapporto, del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di Legge, anche fiscali.

12) L’interessato ha diritto di opporsi in tutto o in parte:
• per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• al trattamento commerciale dei dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta, rivolta al legale rappresentante Titolare del trattamento di C.O.T.A.hotels Organizzazione Tecnico – Alberghiera S. r. L., che potrà essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata, fax, o mail a direzione@cotahotels.com.

13) La modalità di trattamento, l’esistenza di un processo automatizzato e l’indicazione delle logiche utilizzate, dell’importanza e delle conseguenze del trattamento:
• Il Titolare al trattamento dispone adeguate misure di sicurezza al fine di preservare la riservatezza nel trattamento che avviene utilizzando sia supporti cartacei che informatici, per via informatica e telematica e attraverso strumenti che impongono anche a terzi e fornitori, l’osservanza di ogni misura cautelativa sulla valutazione del rischio (Privacy By Design).

14) Titolare del trattamento dei dati personali
Titolare del trattamento dei dati personali è C.O.T.A. hotels Organizzazione Tecnico – Alberghiera S. r. L. Via Circonvallazione, 46 – 20020 DAIRAGO (MI) Sede Operativa Via Cavour, 21 – 21049 TRADATE (VA).

Eventuali aggiornamenti della presente informativa saranno comunicati tempestivamente agli interessati, così come ulteriori trattamenti dati che il Titolare sarà eventualmente sollecitato a fare, al fine di ottenere preventivamente il consenso.

Aggiornamento: 14 Settembre 2018